Оформление праздников
Соответствие информационному поводу и самые распространенные ошибки
Прежде чем обратиться в любое агентство, занимающимся оформление праздников и их фактической организацией, попробуй составить для себя навскидку техническое задание к нему – четко определить, что Вы планируете получить в итоге, когда договариваетесь с исполнителями Вашего заказа. Несомненно, одним из первых пунктов такого «брифа» будет определение информационного повода события.
Информационный повод – именно та причина, по которой Вы в силу тех или иных обстоятельств собираетесь организовывать праздник. Не обязательно одно – их может быть несколько. Например, Ваша компания заняла лидирующее положение в какой-либо области, и оповестить об этом журналистов и потенциальных клиентов лучше всего небольшим фуршетом с красивыми знаками внимания в виде подарков. Или же у генерального директора холдинга, в который входит и Ваша компания, день рождения и хочется продемонстрировать внимание к этому событию каким-либо мероприятием. Поводом может служить и какое-либо иное событие – победа нашей команды на Олимпиаде, изобретение пятого колеса и многое-многое другое. Праздник можно превратить и в рекламную акцию – часто подобным «промышляют» крупные магазины. Свои «дни рождения» и «новогодние праздники» они отмечают не только премиями сотрудникам, но и дополнительными подарками для покупателей.
Обычно в событийном маркетинге – особом направлении маркетинга как коммуникационной деятельности, занимающимся организацией различных событий для достижения определенных имиджевых, рекламных или антикризисных целей, - принято, в зависимости от информационного повода, делить организуемые мероприятия на внешние и внутренние, изредка выделяя смешанные аудитории, которым в силу каких-либо причин становится известно о предстоящем событии. Внутренние мероприятия относятся, прежде всего, к сотрудникам компании, внешние рассчитаны на внимание деловых партнеров, спонсоров, инвесторов и клиентов.
Каких целей Вы хотите достичь, организуя праздник? Помните, что оформление помещения декораторами должно максимально точно отражать Вашу позицию, как и руководителя, так и непосредственного участника. Если Вам хочется продемонстрировать свою лояльность к любым работникам, то оформление должно быть максимально «демократичным» и веселым – шары, гирлянды, конфетти, веселые картинки и колпаки каждому участнику. Если на предстоящем мероприятии Ваша цель, прежде всего, продемонстрировать солидность и представительность представляемой Вами компании - лучше всего подойдут живые цветы, особенно в красивых, подобранных в тон убранству помещения, вазах, столы лучше оформлять как в лучших ресторанах – скатертями и тканевыми салфетками. Для деловых и публичных праздников можно использовать флажки с символикой различных компаний или даже стран. А в случае праздников, приуроченных к международным событиям, большие тканевые флаги празднующих стран послужат отличной данью уважения.
Какие самые распространенные ошибки можно допустить при оформлении праздников? Самое простое – неправильно рассчитать объем помещения и количество требуемых для декорации материалов. Опытные специалисты способны сделать это достаточно быстро, но даже в этом случае, выбранное помещение лучше продемонстрировать заранее. Часто трудности возникают у тех, кто не обращается в специальные агентства, которые работают с постоянными декораторами, а пытается нанять для украшения подсобных рабочих - студентов, безработных, - или же оставляет в неурочное время собственных сотрудников. Никакого качества выполненной работы это не гарантирует. Кроме того, представители агентств знают, где лучше покупать декорационные материалы, особенно если это касается редких или специфических предметов – искусственных раковин, блесток, театральных костюмов и т.д.
Очень часто ошибки и недопонимания могут возникать из-за элементарного несоответствия методов оформления информационному поводу праздника. Иногда даже элементарный цвет декорационных материалов может быть чрезвычайно важен для праздника. Агентства обращаются для декорирования к услугам дизайнеров, которые имеют дело с самими различными материалами и могут точно подобрать нужный цвет и размер необходимых украшений. Часто речь идет об этических и моральных аспектах организации праздников. Вам кажется, что предоставляя агентству право самим организовывать праздник, Вы получаете полную страховку от любых форс-мажорных обстоятельств, способных каким-либо образом испортить мероприятие, однако это не так. Ваша прямая обязанность предоставить полную информацию не только о том, как, по Вашему мнению, примерно будет выглядеть событие, но и Ваши обоснованные пожелания к оформлению помещения. Помните о репутации не только компании, но и участвующих в празднике людей, а также об их моральных убеждениях, о физических данных и уровне подготовки к проводимым конкурсам и праздникам. Не стоит устраивать костюмированный вечер клоунов с киданиями тортами и прыжками на батуте, если подавляющее большинство Ваших сотрудников перешагнуло за определенный возрастной рубеж.
Существует прекрасно иллюстрирующий подобную ситуацию исторический анекдот: поговаривают, что императрица Екатерина II обожала костюмированные балы, где она вместе с остальными дамами переодевалась в мужские костюмы, в то время как мужчины одевали женские. Сама она, высокая с хорошим телосложением, выглядела в подобных одеждах прекрасно, чего, естественно, не всегда можно было сказать об окружающих.
