Как организовать корпоративный праздник?

или «НА ЧТО УХОДЯТ ВАШИ ДЕНЬГИ» (памятка, для людей, которые обращаются в эвент-агентства)

Опытные специалисты всегда расскажут Вам, что «небольшой фуршет» и несколько номеров, исполняемых студентами театральных вузов, подходят только для небольшой персональной вечеринки на пару десятков человек, которая все равно может обернуться исключительно скучным событием, совершенно не способным укрепить корпоративный дух компании.

Если Вы планируете что-то совершенно грандиозное, призванное привлечь к Вам внимание спонсоров, укрепить доверие коллег и способствующее приобретение новых партнеров – готовьтесь к тому, что это обойдется очень и очень недешево. Нельзя экономить на еде, охране или сопутствующем персонале и конечно же праздничном оформлении – любая, даже незначительная на первый взгляд деталь способна испортить если не праздник, то общее о нем впечатление. И помните, вкусная еда и прекрасно исполненные постановки запоминаются ненадолго, а вот отсутствие элементарного декорирования помещений или нехватка официантов – это уже повод для обсуждения на несколько недель.

Итак, перед Вами в общих чертах примерный (и очень схематичный) план бюджетирования любого мероприятия:

Оперативный гардероб – не стоит думать, что подобная вещь может пригодиться Вам только в определенные сезоны. Представьте, что летним вечером холодно и часть гостей приехали в подготовленное помещение в плащах или накидках. Надеяться, что при бронировании ресторана или кафе гардеробную Вам предоставят автоматически – не стоит. К тому же, там может не оказаться персонала, или же он будет не совсем чист на руку – зачем лишние сложности там, где этого можно избежать, пусть даже за дополнительные деньги?
Аренда – стоимость специальных помещений, в которых Вы планируете проводить свой праздник или встречу.
Кейтеринг – новомодное иностранное слово означает предоставление специализированными фирмами готовой еды. Как правило, заказчик заказывает меню заранее и тщательно обговаривает ВСЕ вплоть до наличия сахара – не все агентства включают такие мелочи в стоимость. Не стоит думать, что подобные услуги предоставляются исключительно в помещения – кейтеринг вполне может быть и «выездным», в виде пикника или шашлыкиады).
Логистика – точнее, оплата деятельности всех сопровождающих служб. Сюда входят:
- сотрудники гардеробной
- охрана
- работники парковки
- работники уборных (пусть лучше специально нанятые специалисты еще раз «подготовят» различные помещения для использования, чем Вам придется нервничать из-за того, что в красиво украшенном ресторане невозможно пользоваться туалетами)
- подготовка зон для курения и следящие за соблюдением этих зон сотрудники
- наличие пожарной службы или скорой (в том случае, если вы организуете мероприятие, совмещенное с экстримом).
Баннеры-указатели или таблички, показывающие путь на улице и внутри помещения (если скажем, вы арендуете этаж гостиницы, то подобные таблички должны стоять и в холле и на этажах).
Украшение праздника – оригинальное украшение требует тщательной проработки. Желательно учесть специфику деятельности компании и информационный повод для корпоративного праздника. И, конечно же, нельзя забывать, что большие по площади пространства требуют и объемных, больших по размеру средств оформления, в противном случае зал будет смотреться голо. Очень легко справиться с этой задачей помогут крупные надувные конструкции – большой воздушный шар с логотипом или поздравительной надписью, большие ростовые куклы или огромные надувные декорации, светящиеся изнутри и переливающиеся всеми цветами радуги. Установка всех этих средств оформления займет не более часа, при этом праздник будет украшен оригинально и привлекательно, и яркие впечатления, обязательно запомнится всем приглашенным надолго.
Оплата встречающих сотрудников – эти люди разграничивают зону «велкам», встречают гостей напитками и провожают на предназначенные им места. Они должны быть не только опрятно одеты в соответствии с мероприятием, но поименно знать всех гостей праздника.
Полиграфия – сюда входит стоимость баннеров, памятных открыток, календарей, визиток, программок, лотерейных билетов, буклеты, фирменные пакеты, упаковки для подарков и сувениров и много другого, столь необходимого для подчеркивания фирменного стиля.
Пригласительные билеты – специально разработанные дизайнером открытки, соответствующие стилю мероприятия, на которых обязательно должны быть указаны: место, время, формат мероприятия, дресскод, количество приглашенных персон, именное обращение и подпись приглашающего лица.
Художественная часть – под этим подразумевается шоу-программа, которая необходима для развлечения гостей:
- аниматоры – люди, развлекающие гостей непосредственно в зале
- артисты
- ведущий
- режиссеры по свету и звуку
- операторы фото и видеосъемки
- декораторы основного и сопутствующих помещений
- контекстные работники (если Вы их планируете) – аниматоры, специально подобранные под праздник: гадалки, клоуны, мимы.
Непредвиденные расходы – предварительно обязательно выделите некоторую сумму на их покрытие. Будет просто замечательно, если эта сумму Вам использовать не придется, но практика показывает, что ничего никогда не идет так гладко, как изначально запланировано.
Гонорар агентства – пожалуй, самая трудная статья из всех. Как правило, представители эвент-агентств никогда не озвучивают сразу конкретные суммы, предпочитая брать процент со стоимости оказанных услуг и вписывая его в конечную стоимость оказанных услуг. Тем не мене, советуем проследить, будет ли он вписан в смету изначально.

Стоит напомнить, что данная схема довольно условна, и каждый менеджер будет варьировать ее по-своему. Стоимость одного и того же сценария корпоративного мероприятия может резко измениться в зависимости от места его проведения, выбора меню, подбора персонала и многого-многого другого. В любом случае, перечисленные выше позиции должны быть указаны в том или ином варианте предоставленной сметы, если, разумеется, ее составляли настоящие знатоки своего дела.